Tips Menelpon Customer Care

Salah satu hal yang cukup menyebalkan bagi saya adalah ketika mesti menghubungi nomor telepon customer care. Sebenernya ini kelanjutan sebel dari masalah barang/jasa yang saya pakai sih. Kan biasanya telepon customer care kalau ada masalah sehubungan posisi sebagai konsumen.

Entah itu masalah tayangan tv berbayar, akun aplikasi terkunci, urusan asuransi,  dan sebagainya. Saya sama sekali belum pernah tuh menghubungi customer care karena kangen atau untuk sekedar say hello.

Hellooo...adakah yang pernah sukarela menghabiskan waktu dan pulsa untuk sekedar iseng dengan nomor telepon customer care? 😊

Sebelnya itu karena saat menelpon customer care (perusahaan besar), biasanya  saya harus bertemu dulu dengan prolog sapaan berupa rekaman suara semacam "hallo selamat datang di layanan bla bla bla," sebelum akhirnya nanti bisa bicara sama staff customer care yang adalah manusia.

Pasalnya, rekaman yang mau nggak mau harus didengerin itu kadang makan waktu cukup lama. Saking banyaknya layanan, rekaman suara akan memberikan opsi-opsi layanan yang bisa jadi panjang dan saya mesti mendengarkan dengan seksama agar tercapai maksud dan tujuan. Misalnya begini nih : setelah ucapan selamat datang ada pertanyaan untuk memilih bahasa percakapan, Bahasa Indonesia atau bahasa lainnya (umumnya Bahasa Inggris sih) -saya yang bahasa enggrisnya masih saja level elementary ya jelas pilih Bahasa Indonesia lah :D.

Setelah pilihan bahasa, ada lagi pertanyaan pilihan layanan. Untuk bla bla bla tekan 1, untuk bli bli bli tekan 2, untuk blo blo blo tekan 3 de es te. Kadang, setelah tahap ini pun masih ada sub pilihan lagi. Untuk hahaha tekan 1, untuk hihihi tekan 2, untuk hehehe tekan 3.

Biasanya saya selalu pilih untuk ngomong dengan staf customer care sih. Tapi setelah tahap-tahap tadi, belum tentu juga saya bisa ngomong langsung sama staf. Setelah menunggu dengan mendengarkan instrumentalia atau jinggle perusahaan, saya kadang masih harus kecewa karena jawaban : maaf customer care kami sedang sibuk melayani pelanggan lain. Saya disuruh menunggu (lagi) atau menelpon lagi nanti.

Hedeeeh... kalau ketemu begini, rasanya handphone mau saya banting. Lha "ramah-tamah" dengan rekaman suara tadi kan sudah makan pulsa. Apalagi nomor telepon customer care biasanya berkepala 021. Kode Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya yang adalah telepon interlokal buat saya.

Belum lagi kalau selama proses telepon mesti berjibaku menghadapi bocil yang minta ini itu. Nggak rela banget deh kalau bunda-nya bertelpon-ria. Eh tapi sayang deng kalau hape dibanting. Ntar jadi nggak bisa telpunan, WA-nan, fesbukan, instagraman, de el el.  Buat saya, beli hape kan nggak seperti beli tempe. Lha wong hape yang saya pakai sekarang saja hape lungsuran.

Jadilah, sambil merengut latihan sabar terpaksa menunggu atau telepon lagi nanti. Kondisi nyebelin begini akan semakin nyebelin kalau nanti setelah "bertemu" dengan customer care ternyata tetap nggak ada solusi. Tapi sepanjang pengalaman menelpon customer care sih, umumnya masalah terselesaikan. Ya pernah sih sekali dua, masalahnya tetap dan saya mesti cari solusi sendiri. Tapi rata-rata problem clear sehingga kesebelan atas bertele-telenya proses telepon ini lumayan terobati.

Pantas saja kalau sebagian orang "alergi" menelpon customer care. Bagi mereka, mending datang langsung ke kantor (pusat/cabang). Pembicaraan lewat telepon dirasa bertele-tele (emberrr) dan belum tentu menyelesaikan persoalan.

Iya sih. Tapi buat saya, datang langsung ke kantor cabang juga persoalan. Apalagi waktu masih tinggal di kota kabupaten. Sementara, kantor pusat di ibukota negara dan kantor cabang terdekat di ibu kota provinsi. Ya wis, telepon jadi satu-satunya pilihan. Tapi sekarang, setelah tinggal di ibu kota provinsi pun, ternyata saya tetap menggunakan telepon. Karena, bepergian ke kantor cabang itu bisa makan energi cukup banyak, mulai dari macet di jalan hingga antre panjang sambil momong bocah.

Akhirnya, jadilah saya "mengembangkan strategi" (haiyah) supaya efektif dan efisien setiap kali mesti telepon customer care. Yakni :

1. Berhubung pakai kartu prabayar, saya mesti memastikan ada jumlah pulsa kira-kira mencukupi. Jangan sampai saat pembicaraan berlangsung, telepon tiba-tiba putus gara-gara pulsa tandas. Mau SMS papa untuk bilang "mama minta pulsa" pun sudah gak cukup.

Meski lumayan makan pulsa, tapi ternyata tetap lebih hemat biaya sekaligus hemat energi jika dibandingkan mesti datang langsung ke kantor cabang (kecuali niatnya memang mau sekalian jalan-jalan).

2. Siapkan data-data yang berkaitan dengan masalah kita. Terutama bila kita tidak hafal di luar kepala. Karena staff customer care biasanya akan menanyakan beberapa hal untuk konfirmasi data, seperti nomor pelanggan, nomor rekening, nomor kartu, email, dan sebagainya.  Beberapa urusan butuh konfirmasi  tanggal lahir atau nama ibu kandung. Ini jadi alasan sekarang saya nggak lagi posting ulangtahun di media sosial ^-^.

3. Ingat-ingat data lama. Kadang ada juga konfirmasi alamat tempat tinggal/surat menyurat. Kalau temen-temen tinggal menetap sih nggak masalah ya. Tapi kalau seperti saya yang beberapa kali pindah dan masih ada potensi pindah, kadang kami dulu mendaftar pakai alamat lama. Jadi mesti ingat juga data lama supaya konfirmasi berjalan lancar.

4. Jika diteruskan ke extension, catat nomor ekstensi. Ini bermanfaat jika lain kali harus nelpon lagi. Alih-alih mendengarkan rekaman pilihan sampai selesai, langsung klik klik saja nomor ekstensi. Misal (021)xxxxxxxx - 1 - 2 -5. Ini menolong memangkas durasi yang nggak perlu dan  kita lebih cepat "ketemu" staf customer care.

4. To the point sejak awal. Begitu tersambung dengan customer care, setelah sekian detik salam sopan santun, saya langsung menyebutkan nama lengkap dan data pelanggan. Dengan demikian, staf customer care bisa langsung mengonfirmasi data dan lanjut pada permasalahan kita.

5. Minimalisasi gangguan. Misal jauhi keramaian supaya teleponan bisa jelas. Kalau saya biasanya pesan dulu ke anak-anak kalau "bunda mau telepon penting." 

Gitu aja sih tips receh dari saya. Memang sih penginnya nggak usah ada trouble sehingga nggak perlu telepon customer care. Tapi yaah, kadang harapan nggak selalu sesuai realita. Temen-temen mungkin ada tambahan tips?

Berbagi :